Direkt zum Inhalt

Datenschutzerklärung der Bibliothek der FH Potsdam

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein Anliegen. Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die für den Betrieb der Hochschulbibliothek dringend notwendig sind und halten uns strikt an die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Landesdatenschutzgesetzes Brandenburg (BdgDSG). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der bibliotheksinternen personenbezogenen Datenverarbeitung und klären Sie über Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung betroffene Person auf.

Auskunft zu diesbezüglichen Fragen geben Ihnen folgende Personen:

Leiterin der Hochschulbibliothek
Frau Karen Falke
+49 331 580-2210
falke­@fh-potsdam.de

Verantwortlicher Datenverarbeitung Hochschulbibliothek
Herr Ulf Damerow
+49 331 580-2214
damerow­@fh-potsdam.de

2. Welche Daten speichern wir?

Datenerfassung
Zur Abwicklung der bibliothekarischen Prozesse wie Ausleihen, Vormerkungen, Verlängerungen, Fernleihen, Medienbestellungen u. a. speichern wir maximal folgende personenbezogene Daten:

Benutzer*in-Nummer
Benutzer*innen-Gruppe
Name und Vorname
Adresse
Geburtsdatum (zur eindeutigen Identifikation)
Fakultät
OpacPin (verschlüsselt)
Telefon-Nr. (freiwillige Angabe)
E-Mail-Adressen
Datum Aufnahme
Benutzer*in Gebührenstand

Diese Benutzer*in-Daten werden nach 400 Tagen automatisch gelöscht, wenn in diesem Zeitraum keine bibliothekarischen Vorgänge bearbeitet wurden und keine weiteren offenen Verbindlichkeiten (Ausleihen oder Gebühren) angefallen sind. Abgearbeitete Vorgänge wie z. B. zurückgegebene Ausleihen werden nicht gespeichert.

Die o. g. Daten werden auch für Benutzer*in-Benachrichtigung über bibliothekarische Vorgänge und Nachrichten mittels E-Mail genutzt.

Datenprotokollierung
Bei der Nutzung von digitalen Bibliotheksangeboten, die auf eigenen bibliothekarischen Plattformen basieren, werden Daten protokolliert, die zum großen Teil nicht personenbezogen sind, wie z. B. Suchanfragen, Trefferanzahlen und Antwortzeiten. Diese Daten werden zur Erhebung der Bibliotheksstatistik benötigt und jährlich gelöscht.
Die im Rahmen der Nutzung vom FHPKat für die Funktionsfähigkeit notwendigen Cookies werden nach der Beendigung der Recherchesession automatisch gelöscht.
IP-Adressen, die auf der Betriebssystemebene (Apache, Tomcat) gespeichert werden, werden nach 7 Tagen gelöscht. Auch für die Nutzung der digitalen Bibliotheksangebote außerhalb des Campus Fachhochschule werden IP-Adressen und Benutzer*in-Nummer in Log-files für die Dauer von 7 Tagen über den EZproxy gespeichert.

Über das Bibliotheksangebot der FHP können Sie auf zahlreiche elektronische Medien zugreifen, die auf Plattformen dritter Anbieter gespeichert sind. Dazu gehören z. B. EbookCentral (ein Angebot von ProQuest), diverse Literaturdatenbanken und Verlagsplattformen mit Zugang zu elektronischen Zeitschriften und Büchern. Alle Anbieter unterliegen der DSGVO. Bitte informieren Sie sich genau, welche Daten diese Drittanbieter speichern und verarbeiten.
 

3. Datenaustausch und Auftragsverarbeitung

Das Bibliothekssystem der FHP mit den erfassten personenbezogenen Daten wird vom Bayerischen Bibliotheksverbund (BVB) gehostet. Dieser unterliegt der DSGVO. Der für den Betrieb des Bibliothekssystems notwendige Datentransfer erfolgt verschlüsselt über SSH und stunnel. Im Rahmen der Fernleihe arbeitet die Hochschulbibliothek mit dem Kooperativen Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg und anderen Bibliotheksverbünden zusammen. Für die notwendige bibliothekarische Datenverarbeitung werden nur die Benutzer*innen-Nummern als personenbezogene Daten verschlüsselt weitergereicht. Nachdem die bibliothekarischen Vorgänge abgearbeitet sind, werden diese Daten automatisch gelöscht.

3.1 Datenaustausch intern mit der Abteilung Studien- und Prüfungs-Service
Um eine niedrigschwellige Anmeldung der Erstsemester für die Bibliotheksnutzung zu erreichen, werden folgende personenbezogene Daten aus dem HIS in das Bibliothekssystem überspielt:

Name und Vorname
Adresse
Geburtsdatum (zur Identifikation)
Fakultät
FH Potsdam-E-Mail

Diese Daten werden bei der persönlichen Bibliotheksanmeldung geprüft und ergänzt.

3.2 Datenaustausch mit dem Studierendenwerk
Für den Bezahlvorgang von offenen Bibliotheksgebühren auf elektronischem Weg werden folgende Daten zwischen dem Bibliothekssystem und dem Studierendenwerk (Abrechnungssystem des Bezahlautomaten läuft über das Studierendenwerk) verschlüsselt (SSH) ausgetauscht:

Benutzer*in-Nummer
Name und Vorname

Das Studierendenwerk unterliegt ebenfalls dem Rechtsrahmen der DSGVO.
 

4. Kontaktformulare

Über die Webseite der Hochschulbibliothek haben Sie die Möglichkeit, mittels verschiedener Online-Formulare (Online-Anmeldung, Verlängerungswunsch, Fernleihe, Neuerwerbungsvorschlag, Fragen/Wünsche/Anregungen) mit uns in Kontakt zu treten. Die im CMS-System der Webseite gespeicherten personenbezogenen Daten umfassen folgende Angaben:

Benutzer*innen-Gruppe
Name und Vorname
Adresse
Geburtsdatum (zur eindeutigen Identifikation)
E-Mail-Adresse
Fernleih-Bestellnummer
Fernleih-Fälligkeitsdatum

Bei der Online-Anmeldung werden die Daten in das Bibliothekssystem übertragen und nach Beendigung des Vorganges werden die vom CMS generierten Mails gelöscht. Diese Verfahrensweise trifft auch auf die Fernleihverlängerung zu. Generierte Mails der Formulare "Neuerwerbungsvorschlag" und "Fragen/Wünsche/Anregungen" werden einmal im Jahr zum Jahresende gelöscht.

Die Daten der Kontaktformulare, die im CMS der Webseite gespeichert sind, werden jeweils zum Ende des Kalenderjahres gelöscht.
 

5. Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten. Weiterhin können Sie jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses erhoben und verarbeitet werden, Widerspruch einlegen.

Sie erreichen unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten unter:

Sven Hirsch
Datenschutzbeauftragter Fachhochschule Potsdam
Kiepenheuerallee 5
14469 Potsdam
datenschutz­@fh-potsdam.de

Sie haben zudem das Recht, sich im Konfliktfall an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Dagmar Hartge
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Fax: +49 33203 356-49
+49 33203 356-0
poststelle­@LDA.brandenburg.de

 

Juni 2018