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Mailing in der Desktop-App (Microsoft Outlook)

Wir empfehlen, Microsoft Outlook zu nutzen. Die Einrichtung für Laptops und Pcs ist benutzerfreundlich und viele erweiterte Funktionen werden dadurch nutzbar.

Hinweis: Für die folgenden Screenshots wurde das MS Outlook aus Microsoft 365 verwendet.
In anderen Outlook-Versionen (z. B. aus MS Office 2016 oder 2019) sieht die Oberfläche geringfügig anders aus. Die Arbeitsschritte sind aber gleich.

  • Exchange-Konto anlegen für interne Rechner (AD)

    AD- (active directory) bedeutet, dass der benutzte PC oder Laptop mit der Domäne FHP verbunden ist. In der Regel betrifft das Mitarbeiter*innen der FH Potsdam.


  • Die Anmeldung erfolgt mit dem Login des Campus.Account.

  • Als Kontotyp Exchange auswählen.

  • Die erfolgreiche Kontoeinrichtung bestätigen.

  • Unter dem Menüpunkt Datei und Kontoinformationen ist das neu angelegte Exchange-Konto zu sehen.

  • Exchange-Konto anlegen für externe Rechner (nicht AD)

    AD- (active directory) bedeutet, dass der benutzte PC oder Laptop mit der Domäne FHP verbunden ist. Ist das nicht der Fall, betrifft das externe Geräte von Studierenden der FH Potsdam.


  • Die Anmeldung erfolgt mit dem Login des Campus.Account. Geben Sie hier Ihre Mailadresse ein.

  • Als Kontotyp Exchange auswählen.

  • Dann das Passwort des Campus.Accounts eingeben.

  • Die erfolgreiche Kontoeinrichtung bestätigen.

  • Unter dem Menüpunkt Datei und Kontoinformationen ist das neu angelegte Exchange-Konto zu sehen.

FAQ zu Outlook auf Desktopgeräten

Ja.
Jede*r Nutzer*in hat eine persönliche Mailadresse, für deren Nutzung er*sie ein Exchange-Konto anlegen muss.
Der Zugriff auf Funktionaladressen erfolgt über Delegierungen.

Der Zugriff auf Funktionaladressen erfolgt durch Delegierungen. Dabei wird der Zugriff auf eine Funktionaladresse an eine oder mehrere persönliche E-Mail-Adressen delegiert.

Eine Delegierung kann nur durch den*die Eigentümer*in der Funktionaladresse veranlasst werden. Die technische Umsetzung erfolgt durch die Mitarbeiter*innen der Zentralen IT.

Nachdem die Delegierung erfolgt ist, erscheint ein neues Konto mit der Funktionaladresse in MS Outlook.
Dieses Konto kann sofort verwendet werden.

Damit die Funktionaladresse auch als Absender-Adresse verwendet werden kann, wird zusätzlich die Sendeberechtigung delegiert.
Für die Funktionaladresse kann auch eine Abwesenheitsnotiz konfiguriert werden.

Wir empfehlen, Konten in MS Outlook als Exchange-Konten anzulegen. Nur so kann der volle Funktionsumfang des Exchange-Servers genutzt werden.

In MS Outlook auf den Menüpunkt Dateien klicken und dann ist unter Postfacheinstellungen die aktuelle und maximale Quota (Speicherplatzvolumen) zu sehen.

In MS Outlook auf den Menüpunkt Dateien klicken und dann den Pfad Optionen -> E-Mail -> Signaturen nachgehen. Dort können Sie eine oder mehrere Sgnaturen erstellen oder bearbeiten. Jede Signatur erhält einen Titel.

 

Beim Schreiben einer Mail kann eine Signatur ausgewählt werden. Es können auch über diese Funktion bestehende Signaturen bearbeitet werden.

Anleitung für das Weiterleiten und Umleiten von E-Mail-Nachrichten durch Einrichten von Posteingangsregeln von der Fa. 1&1 IONOS SE.

Unterschied zwischen Weiter- und Umleitung einer E-Mail:

  • Umleitung: Mails erscheinen bei dem*der Empfänger*in so, als ob sie von dem*der ursprünglichen Absender*in stammen.
  • Weiterleitung: Mails erscheinen bei dem*der Empfänger*in so, als ob sie von der Person stammen, welche die E-Mail weitergeleitet hat.

Umleiten ist also sinnvoller, wenn die Antwort direkt an den*die ursprüngliche*n Absender*in gesendet werden soll.

Weiterleitung und Umleitung in MS Outlook einrichten.

In MS Outlook zur Kalenderansicht gehen. Kalender (Standardkalender) -> rechte Mastaste -> Neuer Kalender auswählen. Name festlegen. Ordner: Platz, an dem der neue Kalender angelegt werden soll. Bestätigen. Der neu angelegte Kalender ist sichtbar und kann benutzt werden.

Mit Outlook offline arbeiten

MS Outlook besitzt die Fähigkeit, offline zu arbeiten. Auch ohne Verbindung zu einem Netzwerk können Mails gelesen und geschrieben werden. Das Abrufen und Versenden von Mails ist aber nur möglich, wenn eine Verbindung zu einem Netzwerk besteht.

Eine manuelle Synchronisation (Senden/Empfangen) wird durch die Taste F9, das kleine Icon ganz links-oben oder durch den Menüpunkt Senden/Empfangen und Alle Ordner senden/empfangen erzwungen.

Offline-Fähigkeit von MS Outlook
Offline-Fähigkeit von MS Outlook

 

Wenn eine häufige offline-Arbeit abzusehen ist, dann sollte der Exchange-Cache-Modus unter Datei --> Informationen --> Kontoeinstellungen --> Ändern aktiviert werden und auf alle eingestellt werden.

Offline-Fähigkeit von MS Outlook
Offline-Fähigkeit von MS Outlook