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Einführung in das HISinOne-Campusmanagementsystem

Die Fachhochschule Potsdam digitalisiert ihre Prozesse rund um das Studium. Das neue System bietet Studierenden und Lehrenden eine einheitliche Plattform für die Verwaltung von Studiendaten, Lehrveranstaltungen und Prüfungen.

Digitalisierung der Prozesse im Student Life Cycle

Neues Campusmanagementsystem für die FHP

Die Fachhochschule Potsdam (FHP) ist dabei, stufenweise HISinOne als integrierte Softwarelösung für das Management der Prozesse rund um den Student Life Cycle einzuführen.

Das neue Campusmanagementsystem vereint die Prozesse des Student Life Cycle in einem Webportal. Daten oder Anmeldungen zum Studienverlauf können von Studierenden jederzeit abgerufen und bearbeitet werden. Die neuen Servicefunktionen von HISinOne erleichtern Studierenden und Mitarbeitenden der FHP bereits den Hochschulalltag.

Genauso können Lehrveranstaltungen und Prüfungen von den Lehrenden bzw. Prüfenden organisiert werden. Dies ist auch über mobile Endgeräte möglich. HISinOne löst bestehende Campusmanagement Softwaremodule der HIS eG ab.

Digitale Studierendenakte

Im engen Zusammenhang mit der Einführung des HISinOne-Campusmanagementsystems steht die sich zurzeit in Umsetzung befindende digitale Studierendenakte im Rahmen des Aufbaus eines hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems. Auch die digitale Studierendenakte bezieht sich auf den gesamten Student Life Cycle.

Sie beinhaltet die elektronische Verwaltung und Archivierung von Bewerbungs-, Studierenden- und Prüfungsdokumenten.

Die digitale Studierendenakte wird zukünftig den Service für Bewerber*innen und Studierende verbessern sowie die Verwaltungsvorgänge für Mitarbeitende der Hochschulverwaltung vereinfachen.

Module des Campusmanagementsystems HISinOne

In diesem Abschnitt werden die einzelnen Module des HISinOne-Campusmanagementsystems vorgestellt. Sie erfahren, welche Funktion sie haben, welche Merkmale sie aufweisen und in welchem Umsetzungsstand sie sich an der Fachhochschule Potsdam befinden.

Funktion

  • Management der Prozesse um Bewerbung und Zulassung Studierender

Merkmale/Leistungen

  • Upload und Sichtung der Bewerber*innen als Bewerbermanager
  • Upload von Bewerbungsunterlagen für den Einstieg in ein höheres Fachsemester
  • Digitale Abrufbarkeit von Bescheiden im zentralen Posteingang
  • Online-Immatrikulation nach erfolgter Zulassung

Vorheriges System/Altsystem

  • QIS-ZUL (in einigen Studiengängen in Verbindung mit DoSV)

Produktivstart des HISinOne-Moduls

  • produktiv seit 2019; in einigen Studiengängen in Verbindung mit DoSV

Funktion

  • zentrales Management von Studierendendaten mit Selbstbedienfunktion für Studierende

Merkmale/Leistungen

  • Pflege von Studierendendaten
  • Anmeldungen und Rückmeldungen über das Webportal
  • Digitale Bescheid- und Bescheinigungserstellung
  • Erhebung von Studienbeiträgen
  • Gebührenverwaltung
  • Antragsmanagement, z. B. Antrag auf Urlaubssemester

Vorheriges System/Altsystem

  • QIS-SOS

Produktivstart des HISinOne-Moduls

  • produktiv seit 2021; Antrag auf digitale Exmatrikulation ab WiSe 2023

  • Amtliche Statistik über STU ab WiSe 2023

Funktion

  • Management der Prozesse um Prüfungen

Merkmale/Leistungen

  • Organisation und Planung von Prüfungen
  • Anmeldung und Zulassung von Studierenden zu Prüfungen
  • Erstellung von Leistungs-bescheinigungen
  • Digitale Notenerfassung (bereits im Qis-POS)

Vorheriges System/Altsystem

  • QIS-POS/POS

Produktivstart des HISinOne-Moduls

  • stufenweiser Produktivstart

  • Projektende für 2028 geplant

  • einheitliche Abschlussdokumente bereits 2022 eingeführt

Funktion

  • Management der organisatorischen Prozesse um Lehrveranstaltungen

Merkmale/Leistungen

  • Planung von Lehrveranstalt-ungen
  • Anmeldung von Studierenden zu Lehrveranstalt-ungen
  • Raumzuordnung und Pflege der Lehrendendaten

Vorheriges System/Altsystem

  • S-Plus

Produktivstart des HISinOne-Moduls

  • stufenweiser Produktivstart

  • Projektende für 2028 geplant

  • einheitliche Abschlussdokumente bereits 2022 eingeführt

Mehrwert HISinOne für Angehörige der Fachhochschule Potsdam

Die neu implementierten Servicefunktionen von HISinOne sorgen bereits jetzt dafür, den Hochschulalltag von Studierenden und Mitarbeitenden der Fachhochschule zu vereinfachen. Mit dem HISinOne-Campusmanagementsystem steht den Studierenden und Mitarbeitenden der Fachhochschule Potsdam ein zentrales Webportal zur Verfügung.

Das zentrale Webportal ...

  • kann von jedem beliebigen Endgerät genutzt werden.
  • erleichtert Bewerbungs- und Zulassungsverfahren; nach Zulassung erfolgt die Immatrikulation online.
  • stellt den Nutzenden sämtliche Daten zu Studiengängen und zum Studienverlauf jederzeit zur Einsicht und Bearbeitung zur Verfügung. Online können Services abgerufen werden, zum Beispiel die eigenständige Änderung von persönlichen Daten sowie das Abrufen und Drucken von Bescheinigungen und Bescheiden.
  • hält den Datenbestand aktuell und redundanzfrei.
  • erleichtert die Verwaltung von Lehrveranstaltungen sowie Prüfungsterminen und -leistungen. Zum Beispiel sind bei der Raumsuche und -buchung durch HISinOne Überbuchungen und Terminüberschneidungen ausgeschlossen.

Mit der Einführung des HISinOne-Moduls EXA werden den Studierenden und Mitarbeitenden zukünftig weitere, im Hochschulalltag unterstützende Servicefunktionen zur Verfügung stehen. Aber auch Studieninteressierte profitieren von den neuen Servicefunktionen. Sie können sich aufgrund der vereinfachten Bewerbungs- und Zulassungsverfahren unkompliziert für einen Studiengang an der Fachhochschule Potsdam einschreiben und bewerben.