Archivberatung

Der Begriff "Archiv" ist in der deutschen Sprache nicht eindeutig definiert. Umgangssprachlich bezeichnet man als Archiv meist einen Platz oder Raum, wo nicht mehr unmittelbar benötigte Materialien abgelegt und für einen längeren Zeitraum aufgehoben werden. Dies kann der Kellerraum oder Dachboden einer Behörde sein, wo die nicht mehr für den täglichen Gebrauch benötigten Akten gelagert werden, solange sie noch rechtlich relevant sein können (Altregistratur), aber auch ein Speicherplatz für elektronische Unterlagen, die nicht mehr zur aktuellen Bearbeitung oder Information relevant sind (z. B. Pressemeldungsarchiv in der Internetpräsentation einer Organisation). Auch wissenschaftliche Zeitschriften, die ihre Beiträge für längere Zeit verfügbar halten sollen, tragen traditionell gern das Wort Archiv" im Titel. In der Regel wird der Begriff "Archiv" im Zusammenhang mit schriftlicher Überlieferung verwendet, gelegentlich aber auch für Orte, die Gegenständliches verwahren.

Im archivfachlichen Sinn könnte man den Begriff folgendermaßen definieren:

Unter einem Archiv versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der analoge und digitale Dokumente, die zur laufenden Aufgabenerfüllung nicht mehr notwendig sind, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zugänglich gemacht werden. Im übertragenen Sinne bezeichnet es auch das Gebäude oder einen Raum.

Mit dieser Definition werden auch zugleich die Aufgaben der Archive benannt.

Am 6. Januar 2017 wurde eine Arbeitsgruppe gegründet, die sich aus Vertreterinnen und Vertretern mehrerer brandenburgischer Kommunalarchive zusammensetzt.

Die Arbeitsgruppe beschäftigt sich mit der Bewertung, Übernahme und Archivierung von elektronischen Unterlagen und konzentriert sich dabei zunächst auf die elektronischen Fachverfahren. Ziel war und ist es, in einem ersten Schritt alle elektronischen Fachverfahren, die in den Kreisverwaltungen und Verwaltungen der kreisfreien Städte eingesetzt werden, zu erfassen und zu bewerten. Eine "interne Liste" liegt der Arbeitsgruppe nun vor, die weiter gepflegt wird.

In einem zweiten Schritt sollen die als archivwürdig bewerteten elektronischen Fachverfahren näher betrachtet werden, um die in ihnen entstehenden Unterlagen zu analysieren. Ausgewählte Ergebnisse aus der Arbeit der Arbeitsgruppe können hier abgerufen werden.

• Liste "Erfassung und Bewertung der elektronischen Fachverfahren" - wird nicht veröffentlicht. Auskünfte daraus können bei der Landesfachstelle angefragt werden.
• Fragebogen "Erfassung und Analyse eines elektronischen Fachverfahrens"
• Erläuterungsbogen zum Fragebogen "Erfassung und Analyse eines elektronischen Fachverfahrens"