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Datenschutzerklärung des International Office für Mobilitäten aus dem und ins Ausland

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche für die Datenverarbeitung:
Fachhochschule Potsdam

vertreten durch die Präsidentin, Frau Prof. Dr. Eva Schmitt-Rodermund

Kiepenheuerallee
5
14469 Potsdam

Telefon: +49 331 580-00

Fax: +49 331 580-2999

E-Mail: info@fh-potsdam.de

Datenschutzbeauftragter:
Sven Hirsch
Fachhochschule Potsdam
Kiepenheuerallee 5

14469 Potsdam

E-Mail-Adresse: datenschutz@fh-potsdam.de

Bei Fragen oder Hinweise zu der im folgenden erläuterten Datenverarbeitung können Sie sich auch zunächst direkt an das International Office wenden:

International Office

Fachhochschule Potsdam
Kiepenheuerallee 5
14469 Potsdam

E-Mail-Adresse: international@fh-potsdam.de

Art der verarbeiteten Daten

  • Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum),
  • ggf. Arbeitserlaubnis / Aufenthaltstitel,
  • Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse),
  • Bankinformationen (wie IBAN, Bic/Swift, Bankname),
  • Angaben zur Mobilität (wie Studiengang, Entsende- und Zieleinrichtung, Dauer des Aufenthaltes, frühere Auslandsaufenthalte)
  • weitere Daten aus den Bewerbungsunterlagen wie Zeugnisse, Zertifikate, Empfehlungsschreiben, Referenzen.

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich aus Anlass des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens für Mobilitäten ins bzw. aus dem Ausland unmittelbar bei Ihnen erhoben. Zudem werden personenbezogene Daten soweit zulässig ggf. von Partnereinrichtungen gewonnen.

Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des brandenburgischen Landesdatenschutzgesetzes (BbgDSG) verarbeitet. Vorrangig dient die Datenverarbeitung der Durchführung, von der Bewerbung bis zum Abschluss, Ihrer Mobilität ins Ausland (Outgoing) oder aber für Ihren Aufenthalt an der Fachhochschule Potsdam (Incoming). Die Information wird per Email oder elektronisch mit internen und externen zuständigen Parteien geteilt. Im Falle eines Notfalls, wird die Fachhochschule sich nach Kräften bemühen, die Person, die Sie als „Notfallkontakt“ angeben, zu kontaktieren.

Im Falle einer mit Ihrer Mobilität verbundenen Gewährung von Geldleistungen dient die Datenverarbeitung der Begründung des Rechtsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Absatz 1 Buchst. a und e DSGVO.

Dauer der Datenspeicherung

Im Falle der Wahrnehmung der Mobilität und einer ggf. damit verbundenen Geldleistung werden die erhobenen Daten gespeichert. Nach Beendigung der Mobilität bzw. der Geldleistung werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung die Fachhochschule Potsdam gesetzlich verpflichtet ist. Auch kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden für die Verteidigung gegen die Geltendmachung von Ansprüchen gegen die Fachhochschule Potsdam (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Im Falle einer Absage werden die Bewerbungsunterlagen einschließlich E-Mail-Adresse nach Fortfall des Zwecks der Datenverarbeitung gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht für eine längerfristige Aufbewahrung besteht.

Empfängerkreis

Es erhalten die Personen und Stellen der Fachhochschule Potsdam (z. B. Studien- und Prüfungsservice, Finanzen und Controlling, Zentrale IT, Fachbereiche (etwa Auslandsbeauftragte und Erasmus-Beauftragte) Ihre personenbezogenen Daten, die für die Durchführung und Abwicklung Ihrer Mobilität bzw. für gewährte Geldleistungen eingebunden sind. Das International Office stellt durch die Weitergabe der persönlichen Daten (Name, Studiengang, Semester und Email-Adresse) Kontakt zwischen mobilen Personen an der FH Potsdam her. Im Falle einer gewährten Geldleistung werden personenbezogene Daten an unsere Bank weitergebenen. Zudem erhalten Dritte, wie Stipendiengeber (z.B. DAAD e.V., Fulbright) personenbezogene Daten, sofern dies für die Abwicklung eines Stipendiums relevant ist.

Das Studentenwerk Potsdam erhält personenbezogene Daten zum Zwecke der Vermittlung von Wohnraum.

Für Incoming-Studierende im Bereich der Austausch- und Programmaufenthalte werden im Rahmen der Immatrikulation an die Techniker Krankenkasse (TK) Kopien der Europäischen Krankenversicherungskarten und Versicherungspolicen zwecks Ausstellung der zwingend erforderlichen Befreiung von der gesetzlichen Krankenversicherungspflicht weitergegeben.

Für die Abwicklung von Mobilitäten ins Ausland werden personenbezogene Daten an Partnereinrichtungen im Ausland weitergegeben.

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben die Rechte aus den Art. 15 – 22 DSGVO, im Einzelnen:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Beschwerderecht

Betroffenen Personen können sich mit einer Beschwerde an die für die Fachhochschule Potsdam zuständige Aufsichtsbehörde in Datenschutzangelegenheiten wenden, wenn Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bestehen.

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Dagmar Hartge
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow

Telefon: +49 332 033560

Fax: +49 332 0335649

E-Mail: poststelle@LDA.brandenburg.de

Datenübermittlung in ein Drittland

Sofern Mobilitäten außerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO absolviert werden, erfolgt die Weitergabe mobilitätsrelevanter Daten an Partnereinrichtungen in Drittstaaten.