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Datenschutzerklärung des International Office für Mobilitäten aus dem und ins Ausland

Art der verarbeiteten Daten

  • [bei Bewerbung auf und Durchführung von Mobilitäten, Teilnahme an Veranstaltungen, Bewerbung auf ein Stipendium, Bewerbung für die Studienvorbereitung, bzw. den DSH Kurs:] Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum),
  • [bei Bewerbung auf und Durchführung von Mobilitäten, Bewerbung auf ein Stipendium, Bewerbung für die Studienvorbereitung, bzw. den DSH Kurs:] ggf. Arbeitserlaubnis/Aufenthaltstitel,
  • [bei Bewerbung auf und Durchführung von Mobilitäten, Teilnahme an Veranstaltungen, Bewerbung auf ein Stipendium, Bewerbung für die Studienvorbereitung, bzw. den DSH Kurs:] Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse),
  • [bei geldwerten Leistungen:] Bankinformationen (wie IBAN, Bic/Swift, Bankname),
  • [bei Bewerbung auf und Durchführung von Mobilitäten:] Angaben zur Mobilität (wie Studiengang, Entsende- und Zieleinrichtung, Dauer des Aufenthaltes, frühere Auslandsaufenthalte)
  • [bei Bewerbung auf und Durchführung von Mobilitäten, Bewerbung auf ein Stipendium, Bewerbung für die Studienvorbereitung, bzw. den DSH Kurs, Bewerbung für Sommerschulen:] weitere Daten aus den Bewerbungsunterlagen wie Zeugnisse, Zertifikate, Empfehlungsschreiben, Referenzen.

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich aus Anlass des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens für Mobilitäten ins bzw. aus dem Ausland, der Teilnahme an Veranstaltungen (Sprachkurse, Buddy-Programm, Sommerschulen, Workshops, Seminare etc.), der Bewerbung auf ein Stipendium (PROMOS, STIBET, etc.) oder der Bewerbung auf die Studienvorbereitung bzw. den DSH Kurs (ESiSt) unmittelbar bei Ihnen erhoben. Zudem werden personenbezogene Daten soweit zulässig ggf. von Partnereinrichtungen gewonnen. 

Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des brandenburgischen Landesdatenschutzgesetzes (BbgDSG) verarbeitet. Vorrangig dient die Datenverarbeitung der Durchführung, von der Bewerbung bis zum Abschluss, Ihrer Mobilität ins Ausland 
(Outgoing) oder aber für Ihren Aufenthalt an der Fachhochschule Potsdam (Incoming), der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, der Vergabe von Stipendien und der Planung, Organisation und Durchführung der Studienvorbereitung und der DSH Kurse. Die Information wird per E-Mail oder elektronisch mit internen und externen zuständigen Parteien geteilt. Im Falle eines Notfalls, wird die Fachhochschule sich nach Kräften bemühen, die Person, die Sie als „Notfallkontakt“ angeben, zu kontaktieren.

Im Falle von Drittmittelprojekten (Erasmus+, ESiSt, DAAD PROMOS, DAAD STIBET, DAAD Ostpartnerschaften, etc.) ist die FH Potsdam vertraglich verpflichtet zur Durchführung der bewilligten Förderung und der vorzunehmenden Prüfung der Verwendung personenbezogene Daten von an dem Projekt beteiligten betroffenen Personen zu verarbeiten und an den Mittelgeber weiterzuleiten. Darüber hinaus ist der Mittelgeber aufgrund von Nachweis- und Berichtspflichten verpflichtet, erforderlichenfalls personenbezogene Daten von an dem Projekt beteiligten betroffenen Personen wiederum an seine Geldgeber weiterzugeben. 

Im Falle einer mit Ihrer Mobilität, Ihrem Stipendium oder Ihrem Sprachkurs verbundenen Gewährung von Geldleistungen ist eine Datenverarbeitung zur Begründung des Rechtsverhältnisses erforderlich.

Das International Office verarbeitet Ihre Daten im Rahmen seiner Aufgaben. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Absatz 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 5 des Brandenburgischen Hochschulgesetzes. Wir verarbeiten zudem Ihre Daten auf freiwilliger Basis, wenn wir die Daten direkt bei Ihnen erheben, da Sie an einem unserer Angebote oder einem Auswahlverfahren teilnehmen wollen – Rechtsgrundlage hierfür bildet Art. 6 Absatz 1 Buchst. a DSGVO. Soweit dabei ein Vertrag zustande kommt (z. B. im Rahmen eines Stipendiums), tritt ergänzend als Rechtsgrundlage Art. 6 Absatz 1 Buchst. b DSGVO hinzu. Wenn wir aufgrund rechtlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen, Ihre Daten verarbeiten, geschieht das unter der Maßgabe von Art. 6 Absatz 1 Buchst. c DSGVO.

Dauer der Datenspeicherung

Im Falle der Wahrnehmung der Mobilität, der Teilnahme an einer Veranstaltung, der Annahme eines Stipendiums, der Teilnahme an der Studienvorbereitung oder einem DSH Kurs und einer ggf. damit verbundenen Geldleistung werden die erhobenen Daten gespeichert. Nach Beendigung der Mobilität, der Veranstaltung, des Stipendienzeitraums, der Studienvorbereitung, des DSH Kurses bzw. der Geldleistung werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung die Fachhochschule Potsdam gesetzlich verpflichtet ist. Auch kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden für die Verteidigung gegen die Geltendmachung von Ansprüchen gegen die Fachhochschule Potsdam (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Im Falle einer Absage werden die Bewerbungsunterlagen einschließlich E-Mail-Adresse nach Fortfall des Zwecks der Datenverarbeitung gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht für eine längerfristige Aufbewahrung besteht. 

Empfängerkreis

Es erhalten die Personen und Stellen der Fachhochschule Potsdam (z. B. Studien- und Prüfungsservice, Finanzen und Controlling, Zentrale IT, Fachbereiche (etwa Auslandsbeauftragte und Erasmus-Beauftragte) Ihre personenbezogenen Daten, die für die Durchführung und Abwicklung Ihrer Mobilität, Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung, Ihres Stipendiums, der Studienvorbereitung, des DSH Kurses bzw. für gewährte Geldleistungen eingebunden sind. Das International Office stellt durch die Weitergabe der persönlichen Daten (Name, Studiengang, Semester und E-Mail-Adresse) Kontakt zwischen mobilen Personen an der FH Potsdam her. Im Falle einer gewährten Geldleistung werden personenbezogene Daten an unsere Bank weitergegeben. Zudem erhalten Dritte, wie Stipendiengeber (z. B. DAAD, Fulbright) personenbezogene Daten, sofern dies für die Abwicklung eines Stipendiums relevant ist. 

Das Studentenwerk Potsdam erhält personenbezogene Daten zum Zwecke der Vermittlung von Wohnraum. Die Universität Potsdam erhält personenbezogene Daten zum Zwecke der Organisation und Durchführung der Studienvorbereitung und der DSH Kurse. 

Für Incoming-Studierende im Bereich der Austausch- und Programmaufenthalte werden im Rahmen der Immatrikulation an die Techniker Krankenkasse (TK) Kopien der Europäischen Krankenversicherungskarten und Versicherungspolicen zwecks Ausstellung der zwingend erforderlichen Befreiung von der gesetzlichen Krankenversicherungspflicht weitergegeben.

Für die Abwicklung von Mobilitäten ins Ausland werden personenbezogene Daten an Partnereinrichtungen im Ausland weitergegeben. Außerhalb der EU gilt nicht die DSGVO. Auf die Datenverarbeitung in diesen Ländern haben wir leider keinen Einfluss. Nur für einige wenige Drittländer mit einem weitgehend vergleichbaren Datenschutzniveau gibt es sogenannte Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission

Rechte der betroffenen Personen 

Betroffene Personen haben die Rechte aus den Art. 15 – 22 DSGVO, im Einzelnen: 

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Beschwerderecht 

Betroffenen Personen können sich mit einer Beschwerde an die für die Fachhochschule Potsdam zuständige Aufsichtsbehörde in Datenschutzangelegenheiten wenden, wenn Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bestehen.

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: 

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht 
Dagmar Hartge 
Stahnsdorfer Damm 77 
14532 Kleinmachnow 
https://www.lda.brandenburg.de/lda/de/