Datenschutzerklärung Zoom X der Fachhochschule Potsdam

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

Ansprechpersonen

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die:

Fachhochschule Potsdam
vertreten durch die Präsidentin
Prof. Dr. Schmitt-Rodermund
Kiepenheuerallee 5
14469 Potsdam
E-Mail-Adresse: praesidentin@fh-potsdam.de
Website

Der Datenschutzbeauftragte der Fachhochschule Potsdam ist:

Sven Hirsch
Fachhochschule Potsdam
Kiepenheuerallee 5
14469 Potsdam
E-Mail-Adresse: datenschutz@fh-potsdam.de
Webseite

Kontakt der verarbeitenden Stelle

Die Zentrale IT der Fachhochschule Potsdam erteilt Auskünfte, falls Sie Fragen oder Hinweise haben:

Fachhochschule Potsdam
Kiepenheuerallee 5
14469 Potsdam
E-Mail-Adresse: it-service@fh-potsdam.de
Webseite

Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung in Form der Nutzung des Tools Zoom X ist die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinaren (nachfolgend: Online-Meetings), insbesondere als Ersatz für Präsenzveranstaltungen und -meetings. Zoom X ist ein Service der Deutschen Telekom basierend auf Zoom von der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Von der Verarbeitung betroffene Daten

Anmeldedaten

Die Nutzung von Zoom X erfolgt mithilfe des Campus.Accounts der FH Potsdam. Während des Anmeldeprozesses an Zoom X werden Ihr Name, Ihre FHP-E-Mail-Adresse, Ihr Bereich/Abteilung und Ihre Hochschulzugehörigkeit übermittelt. Optional (freiwillig) können darüber hinaus folgende Benutzer*in-Angaben verarbeitet werden: (dienstliche) Telefonnummer, Profilbild. Bitte beachten Sie, dass eine Anmeldung grundsätzlich nur erforderlich ist, wenn Sie als Host mithilfe der von der Fachhochschule Potsdam erworbenen Lizenz ein Meeting veranstalten oder der Host dies ausnahmsweise zur Authentifizierung von den Teilnehmenden des jeweiligen Meetings fordert.

Metadaten

Für die Durchführung von Meetings werden von Zoom X folgende Metadaten verarbeitet: IP-Adressen der Teilnehmenden, Geräte- und Hardwareinformationen (Geräteart, Betriebssystem, Versionsnummer des eingesetzten Zoom-Clients, Art der Webcam, des Mikrofons und der Lautsprecher), Art der Internet-Verbindung, ungefährer Aufenthaltsort (die nächstgelegene Stadt, eine genaue Lokalisation der Nutzer*innen findet nicht statt), Nutzungseinstellungen (z. B. Teilnahme ohne Videoübertragung), weitere Metadaten zum Meeting, wie Name des Meetings, geplanter Zeitpunkt und Dauer des Meetings, E-Mail-Adressen der Teilnehmenden, Zeitpunkt des Beitritts zum Meeting und der Beendigung der Teilnahme für die einzelnen Nutzer*innen sowie der Chat-Status.

Bei der Einwahl mit dem Telefon werden zusätzlich verarbeitet: Angaben zur Rufnummer sowie der Ländername. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z. B. die IP-Adresse des Geräts (bei Einsatz von VoIP-Geräten), gespeichert werden.

Inhaltsdaten

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon und der Webcam Ihres Endgeräts verarbeitet. Beim Beitritt zum Meeting kann die teilnehmende Person die Kamera und das Mikrofon ein- oder ausschalten. Während des Meetings kann dies jederzeit geändert werden. Bei Nutzung der Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen werden zusätzlich die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Diese Inhaltsdaten werden verschlüsselt übertragen und von Zoom nicht eingesehen.

Werden im Einzelfall und mit Einwilligung der Teilnehmenden eines Meetings Aufzeichnungen angefertigt und in der Cloud oder lokal auf Rechnern der Fachhochschule Potsdam gespeichert, sind folgende Daten Gegenstand der Verarbeitung: MP4-Dateien aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Dateien aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. In diesem Fall gilt zusätzlich die separate Datenschutzerklärung zur Videoaufzeichnung.

Team-Chats werden verschlüsselt auf den Zoom X Servern gespeichert.

Umfang der Verarbeitung

Soweit es in Einzelfällen für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden Chatinhalte durch die Fachhochschule Potsdam gespeichert.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Für die mit Verwendung von Zoom im Zusammenhang stehende Datenverarbeitung sind unterschiedliche Rechtsgrundlagen einschlägig.

Rechtsgrundlage bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten Studierender

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Studierender ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i.V.m. mit § 14 Abs. 9 BbgHG die einschlägige Rechtsgrundlage. Die Vorschriften erlauben Datenverarbeitungen u. a., wenn dies für die Teilnahme an Lehrveranstaltungen und Prüfungen erforderlich ist.

Rechtsgrundlage bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Beschäftigten

Im Verhältnis zu den Beschäftigten der Fachhochschule Potsdam ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BbgDSG die für die Datenverarbeitung einschlägige Rechtsgrundlage. Danach können personenbezogene Daten von Beschäftigten u. a. verarbeitet werden, wenn es zur Durchführung des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Diese Voraussetzungen sind insbesondere gegeben, wenn Lehrveranstaltungen durch Lehrende durchgeführt werden oder Meetings mit anderen Beschäftigten stattfinden müssen.

Rechtsgrundlage bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Vertragspartnern

Stehen Sie in einer vertraglichen oder vorvertraglichen Beziehung zur Universität Potsdam, kann für den Einsatz von Zoom auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit b. DSGVO zurückgegriffen werden, wenn die damit im Zusammenhang stehende Datenverarbeitung für die Erfüllung des Vertrags oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung

Soweit im Einzelfall die Voraussetzungen einer der oben benannten gesetzlichen Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung nicht gegeben sind, ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Dauer der Datenspeicherung

Der Account in Zoom X wird zusammen mit dem Campus.Account automatisiert gelöscht.
Bei einer Beendigung des Vertrages der Fachhochschule Potsdam mit der Deutschen Telekom für Zoom X erfolgt die Löschung zu diesem Zeitpunkt.

Die Verarbeitung der Inhaltsdaten beschränkt sich regelmäßig auf den Zeitraum der Durchführung des Meetings, soweit Aufzeichnungen nicht angefertigt werden.

Aufzeichnungen, die im Cloudspeicher von Zoom X gespeichert wurden, können vom Host selbst gelöscht werden, der diese angefertigt hat. Bei der Löschung des Accounts werden auch alle Aufzeichnungen des Accounts mitgelöscht.

Empfänger der Daten

Ihr Name, Ihre FHP-E-Mail-Adresse, Ihr Bereich/Abteilung und Ihre Hochschulzugehörigkeit werden im Zuge der Anmeldung an Zoom X übermittelt. Auch die oben näher bezeichneten Metadaten und Inhaltsdaten werden von Zoom X verarbeitet.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an weitere Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn die Inhalte bestimmter Meetings sind selbst zur Weitergabe bestimmt. Ob das der Fall ist, richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck des Meetings und den ggf. im Rahmen der Meetings getroffenen Absprachen.

Übermittlung von Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR

Der Einsatz von Zoom X erfolgt von Seiten der Fachhochschule Potsdam auf der Grundlage eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrags. Die Daten werden von der Deutschen Telekom auf Servern in Deutschland und der EU verarbeitet.

Im Supportfall kann die Deutsche Telekom die Zoom Video Communications Inc. in den USA hinzuziehen. In den geteilten Supportdaten können auch personengebundene Daten enthalten sein. Die Hinzuziehung von Zoom erfolgt dann in Absprache mit der Fachhochschule Potsdam.

Soweit von Zoom X personenbezogene Daten in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR transferiert werden, erfolgt dies unter Beachtung der Vorgaben aus den Art. 44 ff. DSGVO. Um in Drittstaaten ein ausreichendes Datenschutzniveau sicherzustellen, sind mit der Deutschen Telekom und den jeweiligen weiteren Empfänger*innen/Unterauftragsverarbeiter*innen von der EU-Kommission genehmigte Standarddatenschutzklauseln vereinbart. Eine vollständige Liste der von der Deutschen Telekom für Zoom X eingesetzten Unterauftragsverarbeiter*innen ist im Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt.

Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffene*r im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Sie können von der verantwortlichen Person eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie der verantwortlichen Person Auskunft über sowie eine Kopie dieser Daten gemäß Art. 15 DSGVO verlangen.
Sie haben außerdem das Recht auf Berichtigung (gemäß Art. 16 DSGVO). Sofern inkorrekte Daten gespeichert werden, können Sie diese zum Teil selbst anpassen (selbst erfasste Profildaten) oder die Verantwortlichen auffordern, dies zu tun. Die Verantwortlichen werden der Aufforderung nachkommen, sofern die Berichtigung berechtigt und angemessen ist.
Sie haben ein Recht auf Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (gemäß Art. 17 DSGVO). Sie haben einen Anspruch darauf, dass Daten gelöscht werden, die tatsächlich falsch sind oder für die der*die Verantwortliche keinen weiteren Zweck hat. Ein Recht auf Löschung von Daten besteht nicht, wenn der*die Verantwortliche verpflichtet ist, die Daten aus gesetzlichen Gründen oder durch andere Verpflichtungen noch vorzuhalten. Die Pflicht zur Speicherung von Daten kann auch nach Exmatrikulation bestehen. Es besteht ebenfalls kein Anspruch auf Löschung, wenn Informationen von Ihnen selbst verfasst wurden und diese im Kontext mit Informationen anderer Nutzenden stehen (z. B. Forenbeiträge).
Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung durch die Verantwortlichen (gemäß Art. 18 DSGVO). Die Verantwortlichen werden sicherstellen, dass Daten im Fall der Einschränkung nur solchen Personen zugänglich sind, die die Daten unbedingt einsehen müssen. Dazu können sie sich der Mittel der Pseudonymisierung und der Anonymisierung bedienen.
Sie haben ein Widerspruchsrecht gegen diese Verarbeitung (gemäß Art. 21 DSGVO). Sie können der weiteren Nutzung der Daten widersprechen. Dies kann nur in die Zukunft hinein wirksam werden. Das Widerspruchsrecht ist keine automatische Verpflichtung zur Löschung der Daten für die Verantwortlichen. Sofern die Verantwortlichen Speicherpflichten aus anderen Gründen haben, werden sie dies abwägen und Sie informieren.
Sie haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit (gemäß Art. 20 DSGVO). Sie haben einen Anspruch, Daten, die von Ihnen selbst verfasst wurden, in einem elektronischen Format, das für die Nutzung an einer anderen Stelle eingesetzt werden kann, zu erhalten. Das Recht ist beschränkt auf Daten, die nicht an andere Stellen übertragen werden dürfen oder die Rechte Anderer z. B. Urheberrecht betreffen.
Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (gemäß Art. 77 DSGVO). Im Falle eines Verstoßes gegen gesetzliche Bestimmungen zum Schutz der über Sie gespeicherte Daten können Sie die zuständige Aufsichtsbehörde ansprechen. (Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht, LDA, https://www.lda.brandenburg.de/).

Sprechen Sie bitte zuerst die verarbeitende Stelle, die verantwortliche Person bzw. den behördlichen Datenschutzbeauftragten der FH Potsdam an (siehe Punkt 2). In den meisten Fällen lassen sich dadurch Fragen klären und Beschwerden lösen.

Bitte beachten Sie darüber hinaus die Datenschutzinformationen zu den Aufzeichnungen in Zoom X.