Zimbra

Zimbra ist eine Groupware (auch kollaborative Software) die allen Hochschulmitgliedern zur Verfügung steht.

Sie besteht aus folgenden Komponenten:

  • Mail
  • Kontakte
  • Kalender
  • Aufgaben
  • Dateien (d.h. Dokumentenablage, Briefcase)

Folgende Ressourcen für die Arbeit mit Zimbra stehen zum Lesen oder Download bereit:

FAQs (Frequently Asked Questions,  häufig gestellte Fragen)

Produkthilfe

Onlinehilfe

Zimbra-Desktopclient

Zimbra Outlook-Connector  (nur für Mitarbeiter)

Jedes Hochschulmitglied hat das Recht auf die Mail-Adresse @fh-potsdam.de. Studierende erhalten diese automatisch nach der Immatrikulation. MitarbeiterInnen erhalten diese bei der Einstellung.

Zu Zimbra wurde ein Verfahrensverzeichnis gemäß § 8 BbgDSG erstellt. Von dem Datenschutzbeauftragten der FHP wurde Zimbra datenschutzrechtlich bewertet und zum 1.1.2017 freigegeben.

Die Authentifizierung für Zimbra erfolgt über den Campus.Account.  Fragen zu Zimbra und dem Campus.Account richten Sie bitte an: it-service@fh-potsdam.de

FAQs

Allgemein
Welche Mailprogramme arbeiten mit Zimbra zusammen ?
Wie melde ich mich am Zimbra Web Client an und -ab ?
Wo erhalte ich Hilfe zu Zimbra ?
Wie werden Mailprogramme konfiguriert ?
Soll ich IMAP oder POP nutzen ?
Suche im Zimbra Web Client ?

Nutzerverwaltung
Ich habe mein Password vergessen.
Ich kenne mein Password und möchte es verändern.
Wann wird meine Mail-Adresse gelöscht ?
Was ist eine Quota und wo sehe ich meine aktuelle Quota ?
Die maximale Quota für meinen Account ist erreicht.
Wo wird die Sprache für den Zimbra Web Client eingestellt ?
Wo kann die Schriftgröße und -art für den Zimbra Web Client verändert werden ?
Welche Benutzergruppen gibt es ?

Mail
Wie verfasse ich eine HTML-Mail (d.h. mit Formatierungsoptionen) ?
Wie verfasse ich eine Signatur ?
Wie konfiguriere ich eine Mail-Weiterleitung ?
Wie konfiguriere ich eine Abwesenheitsnotiz ?
Wie verfasse ich eine Mail mit Empfängern als "bcc:" ?
Wie verfasse ich eine Mail mit einer "reply-to" Mail-Adresse ?
Wie verfasse ich Filterregeln ?
Wie kann SPAM gefiltert werden ?
Was ist der Spam-Ordner ?
Was ist der Aktivitätenstream ?
Wie konfiguriere ich eine Benachrichtigung zu einer neu empfangenen Mail ?
Wie erhalte ich eine Projekt- oder Funktionaladresse ?
Wann werden Mails im Papierkorb oder Spam-Ordner gelöscht ?
Welche maximale Größe darf eine ein- oder ausgehende E-Mail haben ?
Wie verfasse ich eine E-Mail mit einem Anhang (attachment) ?
Wie verwende ich den Anhang (attachment) einer E-Mail ?
Wie wird die Schriftgröße in dem Ausdruck einer E-Mail eingestellt ?
Wie wird die Rechtschreibprüfung eingestellt u. benutzt ?
Wie kann eine andere Identität eingestellt u. verwendet werden ?
Wie wird ein Account delegiert ?
Wie wird eine abweichende Absenderadresse eingestellt ?

Kalender
Wie können mehrere Kalender verknüpft werden ?
Was ist ein „privater Termin“ ?
Wie konfiguriere ich eine Erinnerung per Mail zu einem Termin ?
Wie kann ich meinen Kalender mit anderen Nutzern teilen ?
Wie können Google-Kalender importiert werden ?

Briefcase
Was ist ein Briefcase ?
Wie kann ich mein Briefcase nutzen ?
Wie kann ich mein Briefcase unter Windows als Netzlaufwerk nutzen ?
Wie kann ich Dokumente aus meinem Briefcase mit anderen Nutzern teilen ?

Kontakte
Was sind in Zimbra Kontakte ?
Wie werden eigene Adreßbücher und Verteiler erstellt ?
Wie werden Mails an Mailadr. aus eigenen Adreßbüchern u. Verteilern versendet ?
Wie werden Kontakte aus empfangenen Mails in Adreßbüchern gespeichert ?
Wie können Serienbriefe mit Adressen aus Zimbra-Adreßbüchern verfaßt werden ?
Wie kann ich meine Kontakte mit anderen Nutzer teilen ?

Aufgaben
Was sind in Zimbra Aufgaben ?
Wie kann ich meine Aufgaben mit anderen Nutzern teilen ?

Gemeinsame Nutzung - Freigaben
Was ist eine Freigabe ?
Wie werden Freigaben erstellt u. entzogen ?
Wie erhalte ich einen Überblick über Freigaben ?
Wie werden Freigaben genutzt ?

Was ist der Zimbra Desktop ?
Was ist und wie arbeitet Zimbra Mobile ?

Microsoft Outlook
Wie arbeitet Zimbra mit MS Outlook zusammen (mit Zimbra Outlook-Connector) ?
Wie arbeitet Zimbra mit MS Outlook zusammen (ohne Zimbra Outlook-Connector) ?

Mozilla Thunderbird
Wie wird in Mozilla Thunderbird der Zimbra-Mailserver konfiguriert ?
Wie arbeitet der Zimbra-Kalender mit Mozilla Thunderbird zusammen ?
Wie binde (bestelle) ich in Thunderbird-Lightning Zimbra-Kalender ein ?
Wie konfiguriere ich in Thunderbird-Lightning Zimbra-Kalender (default-Einstellungen)
Wie lösche ich in Thunderbird-Lightning Zimbra-Kalender ?
Wie werden in Zimbra Adreßbücher aus Mozilla Tunderbird importiert ?

MacOS
Wie wird Mail unter MacOS konfiguriert ?
Warum fehlen bei der Ansicht im Zimbra Web Client Ordner (z.B. "Gesendet") ?
Wie wird ein EWS (Exchange Web Services) - Konto unter MacOS konfiguriert ?

Welche Mailprogramme arbeiten mit Zimbra zusammen ?

Die Arbeit mit Zimbra ist auf folgende Art möglich:

Die Anmeldung u. Authentifizierung erfolgt über den Campus.Account der FH Potsdam.

Der Zimbra Web Client ersetzt das SqWebMail-Interface des ehemaligen Courier-Mailservers der FHP.

Die folgenden Antworten zu Mail, Kalender, Briefcase, Kontakte und Aufgaben beziehen sich auf den Zimbra Web Client !

Wie melde ich mich am Zimbra Web Client an und -ab ?

Die Anmeldung erfolgt über https://mail.fh-potsdam.de,  die Authentifizierung erfolgt mit dem Campus.Account.

Die Abmeldung erfolgt über das kleine weiße Dreieck rechts-oben und den Button "Abmelden".
Bitte melden Sie sich immer ab !

Wo erhalte ich Hilfe zu Zimbra ?

Anfragen zu Zimbra und dem Campus.Account an: it-service­ (at) fh-potsdam.de

            Onlinedokumente:

 

Diese Seiten finden Sie auch über das kleine weiße Dreieck rechts-oben und die grün eingerahmten links.

Wie werden Mailprogramme konfiguriert ?

In einem Mailprogramm muß ein Posteingangs- und Postausgangsserver konfiguriert werden. Bei Mozilla Thunderbird erfolgt die Konfiguration automatisch. Eine Anleitung für die manuelle Konfiguration in Mozilla Thunderbird finden Sie hier.

Mitarbeiter der FHP können in Microsoft Outlook den „Zimbra Connector für Microsoft Outlook“ nutzen, eine Anleitung finden Sie hier.

Studenten müssen in Microsoft Outlook ein Mailkonto manuell konfigurieren.

Allgemeine Konfiguration:

ServertypPortVerbindungs-
sicherheit
Servername
PosteingangsserverIMAP993SSL/TLSmail.fh-potsdam.de
IMAP143STARTTLSmail.fh-potsdam.de
POP3995SSL/TLSmail.fh-potsdam.de
POP3110STARTTLSmail.fh-potsdam.de
PostausgangsserverSMTP465SSL/TLSmail.fh-potsdam.de
SMTP587STARTTLSmail.fh-potsdam.de
SMTP25STARTTLSmail.fh-potsdam.de

Sie müssen sich am SMTP-Server mit dem Campus.Account authentifizieren.

Soll ich IMAP oder POP nutzen ?

IMAP und POP sind Protokolle, die die Kommunikation zwischen Mailserver und -client organsieren. Bei IMAP bleiben die gelesenen- und empfangenen E-Mails auf dem Server und man kann so von verschiedenen Geräten darauf zugreifen. Der Status, ob eine Mail bereits gelesen wurde, ist dabei auf allen Geräten gleich. Das führt aber auch dazu, dass schnell die die Quota erreicht ist (d.h. die Mailbox voll ist), vor allem wenn viele Mails mit Attachments verschickt oder erhalten werden. 

Bei POP3 werden die E-Mails vom Mailserver heruntergeladen und sind nur noch auf dem PC verfügbar. Das POP3-Mailkonto kann auch so konfiguriert werden, dass eine Kopie auf dem Server belassen wird und somit von mehreren Geräten mit POP3-Mailkonten abgerufen werden kann („Nachrichten auf dem Server belassen"). Dabei werden auf allen Geräten die E-Mails immer als neue angezeigt.

Empfehlung zu IMAP:

  • Zugriff von mehreren Geräten,
  • Zugriff durch mehrere Personen oder
  • Abwechselnder Zugriff durch den Zimbra-Webclient und Mailprogramm

Empfehlung zu POP:

  • Zugriff nur von einem Gerät mit Mailprogramm

Ich habe mein Passwort vergessen.

Das Passwort für den Zimbra-Server ist das Passwort für den Campusaccount.
Wenn Sie es vergessen haben, finden Sie hier Hilfe.

Ich kenne mein Password und möchte es verändern.

Das Passwort für den Zimbra-Server ist das Passwort für den Campusaccount. Wenn es bekannt ist und verändert werden soll, dann gibt es zwei Möglichkeiten:

Den Zimbra Web Client starten und in das Menü Einstellungen -> Allgemein gehen: Unter der Überschrift „Anmelden“ unter „Passwort" den Button "Passwort ändern" betätigen. Anschließend öffnet sich im Browser ein neues Fenster mit der Seite "FH Potsdam Campus.Account-Passwort-Änderung".

Die zweite Möglichkeit:
Den Zimbra Web Client starten und mit der Maus auf den kleinen weißen Pfeil ganz recht-oben klicken.
In dem sich öffnenden Fenster auf den Menüpunk "Passwort ändern" gehen.
Anschließend öffnet sich im Browser ein neues Fenster mit der Seite "FH Potsdam Campus.Account-Passwort-Änderung".

Wann wird meine Mail-Adresse gelöscht ?

Die Mail-Adresse von Studierenden wird sechs Monate nach Ende des Semesters, in dem sie exmatrikuliert wurden, gelöscht. Einen Monat vor dem Löschen erfolgt eine Information per E-Mail. In wichtigen Fällen kann der Account eine Zeit lang weiterbenutzt werden.
Bei MitarbeiterInnen wird die E-Mail-Adresse bei Vertragsende gelöscht. Bei Bedarf kann sie aber auch für eine begrenzte Zeit weiter genutzt werden.

Was ist eine Quota und wo sehe ich meine aktuelle Quota ?

Die Quota für einen Zimbra-Account ist das maximale Datenvolumen, welches der Account aufnehmen kann. Dazu zählen die Mails (auch die im Trash- u. Junk-Ordner), die hochgeladenen Dokumente und alle anderen Objekte (Kalender, Kontakte und Aufgaben).
Die max. Quota für einen Zimbra-Account beträgt bei Studierenden 4 GByte und bei MitarbeiterInnen 10 GByte.
Im Zimbra Web Client ist die aktuelle Quota ist als grüner Balken rechts oben graphisch dargestellt. Wenn der Balken rot ist, dann wurden bereits mehr als 90% der max. Quota verbraucht.
Um den absoluten- und relativen Stand der Quota zu erfahren, muß der Mauszeiger auf den Balken gehalten werden.

In MS Outlook ist die max.- und aktuelle Quota unter dem Menüpunkt Extras -> Mailbox-Kontingent sichtbar:

Die maximale Quota für meinen Account ist erreicht.

Löschen Sie nicht mehr benötigte Objekte, insbesondere Mails mit großen Attachments in Ihrem Account !

Der Zimbra-Server sendet eine Mail mit einer entsprechenden Warnung an den Nutzer. Das Subject dieser Mail lautet: Quota warning

Eine neu eingehende Mail an den Account wird zuerst einmal auf dem Zimbra-Server in einer Warteschlange zwischengespeichert. Sobald die Differenz zwischen aktueller- und maximaler Quota groß genug ist um die Mail aufzunehmen, wird die Mail aus der Warteschlange an den Account zugestellt.
Nach 5 Tagen Verweildauer in der Warteschlange wird die Mail in der Warteschlange gelöscht. An den Absender der Mail wird eine Mail mit dem Betreff "Undelivered Mail Returned to Sender" und dem Absender "Mail Delivery System" gesendet.

Wo wird die Sprache für den Zimbra Web Client eingestellt ?

Den Zimbra Web Client starten und in das Menü Einstellungen -> Allgemein gehen: Unter der Überschrift „Zeitzonen und Sprache“ unter „Sprache" die gewünschte Sprache auswählen.
Zum Abschluß „Speichern & Schließen" links-oben.

Wo kann die Schriftgröße und -art für den Zimbra Web Client verändert werden ?

Den Zimbra Web Client starten und in das Menü Einstellungen -> Allgemein gehen: Unter der Überschrift „Aussehen“ unter „Schriftart" die gewünschte Schriftart auswählen und unter "Schriftgröße" die gewünschte Schriftgröße auswählen.
Zum Abschluß „Speichern & Schließen" links-oben.

Welche Benutzergruppen gibt es ?

Jeder Account auf dem Zimbra-Server ist Mitglied in dieser Benutzergruppen:
Mitarbeiter:  EAS, EWS und der Connector für Microsoft Outlook sind aktiviert.
Student: EWS ist aktiviert, EAS und der Connector für Microsoft Outlook sind deaktiviert.

EAS: Exchange active sync

EWS: Exchange web-service, separately licensed add-on feature

Die Accounte der Studenten der FHP sind Mitglied der Benutzergruppe "Student", die aller MitarbeiterInnen sowie der Funktionaldressen sind Mitglied der Benutzergruppe "Mitarbeiter".

Wie verfasse ich eine HTML-Mail (d.h. mit Formatierungs-Optionen)

HTML-Mail bedeutet, daß der Text der E-Mail formatiert (unterstreichen, andere Schriftarten, Bilder einbinden usw.) werden kann.
Bitte beachten Sie, daß kein Standard für die Anwendung von HTML in E-Mails existiert. Daher gibt es auch keine Garantie, dass eine HTML-Mail beim Empfänger genauso aussieht, wie es der Versender beabsichtigt. Das hängt von den beteiligten Mailclients ebenso ab wie auch von deren Einstellungen. Schlimmstenfalls werden keine Bilder dargestellt oder die gesamte Mail ist verstümmelt oder unlesbar, bis hin zur leeren Seite.

Wenn eine E-Mail einmalig als HTML-Mail versendet werden soll, dann:

Zimbra Web Client starten -> Mail -> Neue Mail
In dem sich öffnenden Fenster "Verfassen": Optionen -> "Als HTML-formatieren" markieren

Diese Einstellung gilt nur für die aktuell zu versendende Mail. Bei der nächsten zu versendenden Mail wird wieder der eingestellte Standard verwendet.

Wenn E-Mails immer als HTML-Mail versendet werden soll, dann muß der Standard umkonfiguriert werden:

Zimbra Web Client starten -> Einstellungen -> Mail -> Mails verfassen:
Die Option "Verfassen:   ☉ Als HTML" markieren
(Hier können auch Schriftart, -größe u. -farbe als Standard für zu versendende HTML-Mails eingestellt werden)

Zum Abschluß "Speichern & Schließen" links-oben.

Wie verfasse ich eine Signatur ?

Den Zimbra Web Client starten und in das Menü Einstellungen -> Signaturen gehen: Unter der Überschrift „Signaturen" eintragen:

  • Name: Name der Signatur ("FHP-Signatur")i
  • n das darunter befindliche Textfeld die Signatur eintragen

Zum Abschluß den Button "Speichern" links-oben betätigen.

Es ist möglich, weitere Signaturen zu verfassen und je nach Anwendungsfall der Mail auszuwählen.
Dazu dient der Button "Neue Signatur" links-unterhalb des Textfeldes.
Diese neue Signatur bekommt wieder einen Name ("Persönliche Signatur").

Unter der Überschrift "Signaturen verwenden" können die verschiedenen Signaturen für "Neue Mails" und "Anwendungen und Weiterleiten" zum Standard gemacht werden.

Wird anschließend im Zimbra Web Client eíne neue Mail verfaßt, dann ist es möglich unter dem Menüpunkt Optionen -> Signatur eine diser Signaturen auszuwählen.
Standard ist immer die Signatur, die hier zum Standard gemacht wurde.

Wie konfiguriere ich eine Mail-Weiterleitung ?

Den Zimbra Web Client starten und in das Menü Einstellungen -> Mail gehen:
Unter der Überschrift „Mails empfangen“ eintragen:

  • „Eine Kopie weiterleiten an:“ die Mailadresse  (test1­ (at) fh-potsdam.de) eintragen,  an die die Mails weitergeleitet werden sollen.
  • "Lokale Exemplar der Mail entfernen" ist optional und bedeutet, daß nur die Weiterleitung stattfindet und kein Exemplar der Mail lokal zugestellt wird.
  • „Benachrichtigung senden an“ ist optional und bedeutet, daß neben der Weiterleitung noch eine weitere Mail gesendet  wird (an test2­ (at) fh-potsdam.de), die eine Benachrichtigung enthält, daß eine Mail weitergeleitet wurde. Diese Benachrichtigungs-Mail enthält nur Absender, Empfänger und die Betreffzeile der weitergeleiteten Mail. Keinen Inhalt.

Eine weitere Option für eine Mailweiterleitung  bilden Filter.
Siehe Einstellungen -> Filter

Wie konfiguriere ich eine Abwesenheitsnotiz ?

Den Zimbra Web Client starten und in das Menü Einstellungen -> Mail gehen:
Unter der Überschrift „Nicht im Büro“ eintragen:
Abwesenheit:  ☉ Automatische Antwort senden
Automatische Antwort: In dieses Textfeld wird der Antwortstext geschrieben.
Zum Abschluß den Button "Speichern" links-oben betätigen.

Es besteht die Möglichkeit, die Abwesenheitsnotiz bereits vor der geplanten Abwesenheit zu konfigurieren:
Zeitraum: ☑ Im folgenden Zeitraum automatische Antworten senden

Start: Start-Termin
Ende: Ende-Termin
Zum Abschluß den Button "Speichern" links-oben betätigen.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, externen Absendern eine andere Benachrichtung zu senden.

Das kann sinnvoll sein, wenn ich externen Absendern nicht den Zeitraum und Grund meiner Abwesenheit mitteilen möchte. Oder wenn nur interne Absender (also FHP-Mailadressen) über meinen Stellvertreter informiert werden sollen.
Dazu ist in der Zeile mit der Überschrift "Externe Absender" die Option "Besondere Antwort an Empfänger meines Unternehmens senden" zu selektieren und in dem sich öffnenden Textfeld dieser Antwortstext einzutragen.

Wie verfasse ich eine Mail mit Empfängern als "bcc:" ?

bcc steht für "blind carbon copy" (Blindkopie).
Die Empfänger von E-Mails an eine oder mehrere Mail-Adressen, die im bcc-Feld stehen, erhalten eine Kopie der gesendeten E-Mail, ohne dass ihre Mail-Adresse für die anderen angegebenen Empfänger sichtbar wird.

Dazu ist beim Verfassen einer E-Mail im Zimbra Web Client unter "Optionen" der Menüpunkt "BCC anzeigen" zu aktivieren.

Anschließend erscheint die BCC: - Zeile und kann verwendet werden.

Wie verfasse ich eine Mail mit einer "reply-to" Mail-Adresse ?

Wenn eine E-Mail mit einer reply-to - Mail-Adresse versendet wird, dann wird beim Beantworten dieser E-Mail die Mail an diese reply-to - Mail-Adresse versendet.
Das kann sinnvoll sein, wenn der Absender einer E-Mail die Antworten nicht selber lesen u. auswerten möchte, sondern eine andere Person.

Dazu den Zimbra Web Client starten und in das Menü Einstellungen -> Accounts -> Einstellungen für gesendete Mails gehen und die Option "Antwortadresse" markieren.
Den longname und die Mail-Adresse der Person eintragen, welche die Antworten auf die Mail erhalten sollen.

Zum Abschluß "Speichern" links-oben betätigen.

Vorsicht: Wenn eine Mail verfaßt wird, dann ist nicht sichtbar, daß eine reply-to - Mail-Adresse eingestellt ist. Vergessen Sie deshalb nicht, diese Einstellung rückgänig zu machen. Ansonsten werden die Antworten auf versendete Mails dauerhaft an andere Personen gesendet !

Bei dem Empfänger der E-Mail ist die reply-to Mail-Adresse im Kopf der Mail sichtbar.
Wenn jetzt die "Antworten" - Funktion benutzt wird, dann wird die Antwort an mustermann@fh-potsdam.de gesendet.

Wie verfasse ich Filterregeln ?

Den Zimbra Web Client starten und in das Menü Einstellungen -> Filter gehen und den Button "Filter erstellen" betätigen.

Zum Abschluß den OK-Button und "Speichern" links-oben betätigen.

Die hier erstellten Filter wirken nur innerhalb des Zimbra Web Clients.
Wenn mit anderen Mailprogrammen (z.B. Mozilla Thunderbird) gearbeitet wird und in diesen Mailprogrammen eine Filterung gewünscht wird, dann muß dort die Filterung aktiviert werden.

Die Filterregel  in diesem Beispiel verschiebt alle eingehenden Mail mit der Betreffzeile "IT-Newsletter" in den Ordner "IT-Newsletter-2017".
Dieser Ordner muß vorher angelegt werden.

Die Filterregel  in diesem Beispiel verschiebt alle eingehenden Mail mit der Absender-Mailadresse presse­ (at) fh-potsdam.de in den Ordner "Presse-Newsletter". Auch dieser Ordner muß vorher angelegt werden.

☑ Aktiv  bedeutet, daß der Filter aktiv ist. Filter können auch  deaktiviert werden.

Das grüne Plus-Zeichen rechts-neben der Bedingung eines Filters dient dazu, einem Filter weitere Bedingungen hinzuzufügen. Es ist möglich zu konfigurieren, daß entweder alle oder nur eine Bedingung erfüllt sein muß, damit die Bedingung als erfüllt gilt.

Wie kann SPAM gefiltert werden ?

Mails, die mit großer Wahrscheinlichkeit als SPAM erkannt wurden, bekommen die Kennzeichnung [SPAM] dem Betreff (Subject) vorangestellt. Um diese Mails automatisch in den Papierkorb zu verschieben, muß eine Filterregel verfaßt werden. Diese Filterregel wird bei neuen Mail-Adressen automatisch erstellt.
Bei der Migration von dem Courier- auf den Zimbra-Server erhält jede Mailadresse ebenfalls diese Filterregel.

Nach einer gewissen Zeit werden diese Mails im Papierkorb automatisch gelöscht.

Was ist der Spam-Ordner ?

Der Spam-Ordner hat zwei Aufgaben:

  • Es werden Mails abgelegt, die Zimbra als Spam erkannt hat.
  • Es werden Mails abgelegt, die durch den Nutzer manuell als Spam markiert wurden da Zimbra sie nicht als Spam erkannt hat. Dadurch wird auch der Spam-Filter trainiert.
    Dieses Training ist sehr wichtig, da dadurch die Arbeitsweise der Spam-Erkennung verbesset wird !
    Dazu wird im Zimbra Web Client die Spam-Mail markiert und anschließend der "Spam"-Button betätigt.
    Die Mail wird in den Spam-Ordner verschoben und nach einer gewissen Zeit automatisch gelöscht.

Sollte durch Zimbra eine Mail irrtümlich als SPAM erkannt werden oder der Nutzer hat sie irrtümlich als SPAM eingeordnet, dann sollte das rückgänig gemacht werden.

Dazu wird im Spam-Ordner des Zimbra Web Clients die Mail markiert und dann der Button "Kein Spam" betätigt. Dadurch wird die Mail in den Posteingang-Ordner verschoben und der Spam-Filter entsprechend trainiert.

Was ist der Aktivitätenstream ?

Die Bezeichnung "Aktivitätenstream" ist irreführend.
Er dient dazu, daß weniger wichtige Mails bei Empfang aus dem Posteingang in einen Aktivitätenstream-Ordner verschoben werden, dessen Inhalt bei Gelegenheit überprüft werden kann.

Der Ordner "Aktivitätenstream" ist in jedem Account vorhanden.

Den Zimbra Web Client starten und in das Menü Einstellungen -> Filter gehen und den Button "Einstellungen für Aktivitätenstreams" betätigen.
In dem folgenden Menü kann der Aktivitätenstream aktiviert u. konfiguriert werden.

Wie konfiguriere ich eine Benachrichtigung zu einer neu empfangenen Mail ?

Im Zimbra Web Client: Einstellungen -> Mail -> Mails empfangen -> Eingangsbenachrichtigungen

Die Konfiguration gilt nur wenn nur, wenn der Zimbra Web Client gestartet ist.

Bei der Arbeit mit anderen Mailprogrammen (Mozilla Thuderbird, MS Outlook, ...) gelten andere Konfigurationregeln.

Wie erhalte ich eine Projekt- oder Funktionaladresse ?

Diese können Sie per Mail an it-service (at) fh-potsdam.de beantragen.
Bitte geben Sie Ihren Fachbereich/Studiengang an - und wenn möglich -das Löschdatum der Mailadresse.

Wann werden Mails im Papierkorb oder Spam-Ordner gelöscht ?

Nach 30 Tagen.
Entscheidend ist die Verweildauer im Papierkorb oder SPAM-Ordner, nicht das Empfangsdatum.

Welche maximale Größe darf eine ein- oder ausgehende E-Mail haben?

72 MByte.
Dieser Wert ist die Bruttogröße einschließlich aller Anhänge. Die max. Nettogröße, also die Größe auf dem PC des Nutzers, beträgt etwa 50 MByte.
Bei ausgehenden Mail muss aber auch die Größenbeschränkung des Mail-Servers des Empfängers beachtet werden. Diese kann bei einem kleinerer Wert als dem der FHP liegen.

Wie verfasse ich eine E-Mail mit einem Anhang (attachment) ?

Benutzen Sie dazu den Button "Anhängen" beim Verfassen einer Mail.
Wenn "Anhängen" benutzt wird, dann werden Dateien auf dem PC und angeschlossenen Laufwerken zur Auswahl angeboten.

Wenn das kleine schwarze Dreieck benutzt wird, dann werden Dateien aus folgenden Quellen zur Auswahl angeboten (siehe Screenshot):

  • Mein Computer: Dateien auf dem PC u. angeschlossenen Laufwerken
  • Dateien: Dateien aus dem Zimbra-Briefcase
  • Mail: Mails aus dem aktuell geöffneten Zimbra-Account
  • Kontakte: Kontakte aus dem aktuell geöffneten Zimbra-Account

Ein Anhang kann auch mittels "drag and drop" mit einer Mail verbunden werden.
Dazu ist:

  • ein Fenster mit der anzuhängenden Datei öffnen
  • die Datei mit dem Mauszeiger in die Zeile für Anhänge ziehen
  • evt. weitere Dateien anhängen
  • die Mail versenden

Wenn eine Datei irrtümlich angehangen wurde und nicht versendet werden soll, dann kann sie mit dem kleine Kreuz rechts neben dem Dateinamen wieder vom Senden entfernt werden (roter Kreis im screenshot).

Wie verwende ich den Anhang (attachment) einer E-Mail ?

In der Übersicht erkannt man eine E-Mail mit Anhang an der Büroklammer (grüner Pfeil).

In der Mail selber ist jeder Anhang einzeln aufgeführt (gelbe Pfeile).

Wird "Herunterladen" rechts neben dem Namen des Anhangs verwendet, dann öffnet sich ein Dialog, in dem der Anhang mit einem Programm "geöffnet" oder "gespeichert" wird. 

Mit welchem Programm der Anhang geöffnet wird, wird durch die Dateinamenserweiterung (extension) und die Konfiguration im Browser bestimmt.
Zimbra hat auf diesen Zusammenhang keinen Einfluß.

Wird "Dateien" rechts neben dem Namen des Anhangs verwendet, dann öffnet sich ein Dialog, in dem der Anhang in dem Briefcase (Dokumentenablage) des Zimbra Web Client gespeichert werden kann.
Der Anhang kann in bestehende Ordner gespeichert werden oder es kann ein neuer Ordner angelegt werden. Dazu dient der Button "Neu" (links).
In dem folgenden Dialog kann ein neuer Ordner (im Screenshot: "Bewerbung") angelgt werden und dort der Anhang gespeichert werden.

Wie wird die Schriftgröße in dem Ausdruck einer E-Mail eingestellt ?

Für den Zimbra Web Client wird die Schriftgröße im Ausdruck einer E-Mail hier eingestellt:
Einstellungen -> Allgemein -> Aussehen -> Schriftgröße für den Druck

Zum Abschluß den Button "Speichern" betätigen.

Wie wird die Rechtschreibprüfung eingestellt u. benutzt ?

Für den Zimbra Web Client und die Rechtschreibprüfung wird die Sprache hier eingestellt:
Einstellungen -> Allgemein -> Zeitzone und Sprache -> Sprache

Zum Abschluß den Button "Speichern" betätigen.

Soll die Rechtschreibprüfung einmalig verwendet werden, dann ist der Button "ABC" oberhalb der to-Zeile zu benutzen.

Die falsch geschriebenen Worte werden gelb markiert.
Wenn der Mauszeiger auf das markierte Wort gehalten wird und die rechte Maustaste gedrückt wird, werden folgende Aktionen angeboten:

  • ein oder mehrerersch Korrekturvorschläge
  • das (vermeintlich) falsch geschriebene Worter ignorien
  • das richtig geschriebene Wort dem persönlichen Wörterbuch hinzufügen

Anschließen können Sie die "Bearbeitung fortsetzen" und die Mail versenden.

Soll die Rechtschreibprüfung bei jeder zu sendenden Mail verwendet werden, dann:
Einstellungen -> Mail -> Mails verfassen: ☑ Obligatorische Rechtschreibprüfung vor dem Senden einer Mail
Zum Abschluß den Button "Speichern" betätigen.

Dann wird vor dem Senden einer Mail die Rechtschreibung geprüft und die Mail kann korrigiert oder sofort versendet werden.

Wie kann eine andere Identität eingestellt u. verwendet werden ?

Jeder Zimbra-Nutzer hat einen primären Account (oder Identität) unter der seine Mails versendet werden. Ein Account besteht aus einem Namen und einer Mailadresse.
Neben diesem primären Account können weitere Accounte hinzugefügt werden, wenn unter einem anderen Namen oder Mailadresse Mails versenden werden sollen.
Wenn ein Account mit verändertem Namen hinzugefügt werden soll, dann:
Einstellungen -> Accounts -> Persönlichkeit hinzufügen

Einstellungen für gesendete Mails:

Name der persönlichkeitPersönlichkeit (besser: Identität) in der Übersicht
Von:Name, der bei Auswahl dieser Identität in der from: - Zeile der E-Mail erscheint

Ersteinmal kann der Nutzer nur mit seiner eigenen Mailadresse (test1@fh-potsdam.de) arbeiten. Wenn Test1 E-Mails mit der Mailadresse test2@fh-potsdam.de versenden möchte, dann muß der Nutzer Test2 seinen Account delegieren.

Zum Abschluß den Button "Speichern" betätigen.

Wie wird ein Account delegiert ?

In diesem Beispiel delegiert der Nutzer Test2 an den Nutzer Test1 das Recht, E-Mails mit der Mailadresse test2@fh-potsdam.de zu versenden.
Dazu Einstellungen -> Accounts -> Delegierten hinzufügen

Im nächsten Dialog (rechter Screenshot) wird der Nutzer ausgewählt, an den das Recht delegiert werden soll.
Das delegierte Recht kann auf:
☑ Senden als
☑ Senden im Name von
reduziert werden.
Zum Abschluß den Button "OK" betätigen.

Nach der Delegierung kann der Nutzer Test1 jeden seiner Accounte mit der  Mailadresse test2­ (at) fh-potsdam.de verbinden (linker Screenshot).
Beim Verfassen einer E-Mail besteht dann Möglichkeit, einen dieser so konfigurierten Accounte (oder Identitäten) zu verwenden (rechter Screenshot). 

Unter Einstellungen -> Signaturen besteht die Möglichkeit, alle Accounte mit Signaturen zu verbinden.

Wie wird eine abweichende Absenderadresse eingestellt ?

Zu jedem Account (oder Identität) kann eine Antwortsadresse eingestellt werden, die von der Absenderadresse abweicht.
Wenn E-Mails mit dieser Einstellung versendet werden, dann werden Antwortmails an diese Adresse gesendet.
Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn die Antworten auf eine E-Mail durch eine andere Person gelesen u. bearbeitet werden sollen, als der Versender der E-Mail.

Wie können mehrere Kalender verknüpft werden ?

Zimbra-Desktop-Client: Mehrere Kalender können übereinander gelegt werden
Zimbra-Web-Client: Mehrere Kalender können übereinander gelegt werden          
Thunderbird-Lighning: Mehrere Kalender können übereinander gelegt werden
MS Outlook: Mehrere Kalender können übereinander gelegt werden 
Zimbra-Mobile-Client: Kalender können nur nebeneinander gelegt werden

Was ist ein privater Termin ?

"privater Termin" bedeutet, daß der Termin in für anderen Nutzern freigegebenen Kalendern zwar als Termin, aber ohne Beschreibung (Titel oder Betreff) angezeigt wird.

Wie konfiguriere ich eine Erinnerung per Mail zu einem Termin ?

Das Konfigurieren einer "Erinnerung per Mail" zu einem Termin ist nur über den Zimbra Web Client möglich. Zuerst muß eine Mailadresse, an die die Benachrichtigung gesendet werde soll, hinterlegt werden:
Einstellungen -> Benachrichtigungen -> Benachrichtigen: Mailadresse
Speichern-Button (links-oben)

Anschließend kann bei der Konfiguration des eigentlichen Termines unter "Erinnerung" die Zeitdauer und "Mail" die Erinnerung per Mail konfiguriert werden.
Der Menüpunkt "Mail" erscheint nur, wenn vorher (wie oben beschrieben) eine Mailadresse hinterlegt wurde.

 

 

 

Zum Abschluß "Speichern & Schließen" links-oben.

Als nächster Schritt kann eine Benachrichtigung zu einer neu empfangenen Mail konfiguriert werden.

Wie kann ich meinen Kalender mit anderen Nutzern teilen ?

Dazu muß der persönliche Zimbra-Kalender für einen oder mehrere Zimbra-Nutzer freigegeben werden.
In der Kalender-Ansicht mit der Maus auf das kleine weiße Dreieck rechts-neben dem Kalender klicken und den Menüpunkt "Kalender freigeben" auswählen.

In dem folgenden Dialog ausfüllen:

  • Mail: Mailadresse des Nutzers,  mit dem der Kalender geteilt werden soll. Es können auch mehrere Nutzer eingetragen werden.
  • Rolle:
    Leseberechtigung: der Nutzer kann Termine nur lesen
    Manager: der Nutzer kann Termine lesen, schreiben u. löschen

OK-Button

Damit ist die Freigabe durch den Besitzer des Kalenders (den Nutzer test1) abgeschlossen. Der Nutzer test2 erhält jetzt eine Mail, in der er über die Freigabe des Kalenders informiert wird und die Freigabe annehmen muß.

Dazu ist in der Mail der Button "Freigabe annehmen" zu betätigen.
Achtung: Die Annahme einer Freigabe ist nur in dem Zimbra Web Client möglich. In anderen Mailprogrammen fehlt der Button "Freigabe annehmen".

In dem folgenden Dialog kann dem Kalender noch eine Farbe zugeteilt werden.
Mit dem OK-Button abschließen.

So sollte die neue Kalender-Ansicht des Nutzers test2 aussehen:

  • Rote Termine:  Der vom Nutzer test1 freigegeben Kalender
  • Blaue Termine: Der Kalender des Nutzers test2

Was ist ein Briefcase ?

In Zimbra ist der Briefcase eine andere Bezeichnung für die Dokumentenablage.

Die Dokumentenablage befindet sich auf dem Zimbra-Desktop unter dem Menüpunkt "Dokumente".

Der Nutzer hat hier die Möglichkeit Dokumente hochzuladen, zu speichern und wieder herunterzuladen.
Das dabei verbrauchte Datenvolumen geht in die Berechnung der Quota mit ein. Siehe: Was ist eine Quota und wo sehe ich meine aktuelle Quota ?

Es ist auch möglich, den Briefcase unter einem MS-Windows Betriebssystem als Netzlaufwerk einzubinden.

Wie alle anderen Objekte in Zimbra, kann der eigene Briefcase auch mit anderen Nutzern geteilt werden.

Wie kann ich mein Briefcase unter Windows als Netzlaufwerk nutzen ?

Unter MS Windows-Betriebssystemen ist es möglich, das eigene Briefcase als Netzlaufwerk einzubinden (zu mappen). Anschließend ist es möglich, mit dem Windows Explorer oder direkt aus Anwendungen heraus auf Dokumente im eigenen Briefcase zuzugreifen.

Auf dem Windows-Desktop den "Start"-Button betätigen und dann den Maus-Zeiger auf das "Computer"-Icon halten. Die rechte Maustaste betätigen und "Netzlaufwerk einbinden" auswählen.

In dem folgenden Menü eintragen:

Ordner: "https://zimbra.fh-potsdam.de/dav/username/briefcase"

username ist durch den eigenen Benutzernamen zu ersetzen.

"Fertigstellen" - Button

In diesem Dialog werden Benutzername und Kennwort des Campus.Account eingetragen.

Anschließend mit dem OK-Button bestätigen.

Anschließend ist der Briefcase im Windows Explorer als Netzlaufwerk sichtbar und es kann auf die Dokumente zugegriffen werden.

 

Wie kann ich Dokumente aus meinem Briefcase mit anderen Nutzern teilen ?

Was sind in Zimbra Kontakte ?

Unter dem Menüpunkt "Kontakte" befindet sich in Zimbra das persönliche Adreßbuch des Nutzer. Es enthält:

  • Kontakte:  Mailadressen und Verteiler,  an die einzeln oder in Gruppen Mails versendet werden können.
  • Mailempfänger: Alle Mailadressen, an die jemals eine Mail gesendet wurde und die in keiner anderen Liste stehen.
  • Verteiler: Verteiler (Kontaktgruppen), in denen man Mitglied ist.
  • Individuell angelegte Adreßbücher, die auch Kontaktgruppen enthalten können.

Wie werden eigene Adreßbücher und Verteiler erstellt ?

Eigene Verteiler (oder Kontaktlisten) sollten in eigenen Adreßbüchern angelegt werden.

Ein Adreßbuch wird im Zimbra Web Client so angelegt:
Kontakte -> Neuer Kontakt (kleines weißes Dreick rechts) -> Adreßbuch

Name: Name des Adreßbuches
Farbe: Farbe des DAreßbuches (optional)
Ziel des neuen Ordners: Position des neuen Adreßbuches in der Hierarchie (optional)

OK-Button

Anschließend kann in diesem Adreßbuch ein neuer Verteiler angelegt werden:

Kontakte -> Neuer Kontakt (kleines weißes Dreick rechts) -> Verteiler

Eingabezeile links-oben: Name des Verteiler
Eingabezeile rechts-oben (Ort): Adreßbuch, in das der neue Verteiler eingefügt werden soll.

Der neu angelegte Verteiler kann mit Kontakten gefüllt werden:

  • Suche in der Globalen Adressliste oder
  • manuell eingegebene Kontakte

Die so gefundenen oder eingegebenen Kontakte werden mit dem "Hinzufügen" - Button dem Verteiler hinzugefügt.
Mit den roten Kreutz rechts-neben einem Kontakt kann dieser wieder aus einem Verteiler entfernt werden.

Wie werden Mails an Mailadressen aus eigenen Adreßbüchern u. Verteilern versendet ?

Mail -> Neue Mail
in die An:-, CC:- oder BCC:-Zeile den Namen des Verteilers/Kontaktes eintragen.

Dabei kann die Funktion autovervollständigung benutzt werden.

Eine andere Möglichkeit:

Kontakte -> Verteiler/Kontakt markieren -> Bearbeiten -> Neue Mail

oder

Kontakte -> rechte Maustaste auf den Verteiler/Kontakt -> Neue Mail

Wie werden Kontakte aus empfangenen Mails in Adreßbüchern gespeichert ?

Die zu speichernde Mailadresse kann im Übersichts- oder Inhaltsfenster stehen.
Mail -> rechte Maustaste auf die zu speichernde Mailadresse-> Kontakt bearbeiten

Anschließend kann der neue Kontakt mit weiteren Informationen (Tel.-Nr., URL, Notizen, ...) versehen werden und in einem beliebigen Adreßbuch gespeichert werden.

Kontakt

Andreas Schwenk

Beratung und Unterstützung aller FH-Angehörigen für den Bereich Email an der Fachhochschule Potsdam

Telefon:

+49 331 580-2053

Haus / Raum:

H4 / 2.26